在介绍演示文稿的演示之前，先来介绍演示文稿演示时应遵循的原则和技巧。

14.1.1 演示文稿的演示原则

为了让制作的演示文稿更加出彩，效果更加满意，既要关注演示文稿制作的要领，也要遵循演示文稿演示的原则。

1. 10 种使用 PowerPoint 的方法

（ 1）采用强有力的材料支持演示者的演示。

（ 2）简单化。 不需要太复杂，只需要使用易于理解的图表和反映演讲内容的图形。

（ 3）最小化幻灯片数量。 演示文稿的魅力在于能够以简明的方式传达观点和支持演讲者的讲解，因此幻灯片的数量并不是越多越好。

（ 4）不要照念演示文稿。演示文稿与扩充性和讨论性的口头评论搭配才能达到最佳演示效果。

（ 5）安排评论时间。在展示新幻灯片时，先要给观众阅读和理解幻灯片内容的机会，然后再加以评论，拓展并增补屏幕内容。

（ 6）要有一定的间歇。 演示文稿是口头讲解最有效的视觉搭配。经验丰富的演示文稿演示者会不失时机地将屏幕转为空白或黑屏，这样不仅可以使观众得到视觉上的休息，还可以有效地将注意力集中到更需要口头强调的内容中，如分组讨论或问答环节等。

（ 7）使用鲜明的颜色。文字、图表和背景颜色的强烈反差在传达信息和情感方面是非常有效的，恰当地运用鲜明的颜色，在传达演示意图时会起到事半功倍的效果。

（ 8）导入其他影像和图表。使用外部影像（如视频）和图表能增强多样性和视觉吸引力。

（ 9）演示前要严格编辑。 向公众演示幻灯片前，一定要严格编辑，因为这是完善总体演示效果的好机会。

（ 10）在演示结尾分发讲义，而不是在演示过程中。这样有利于集中观众的注意力，从而充分发挥演示文稿的意义。

2. PowerPoint 10/20/30 原则

演示文稿的演示原则可以总结为 PowerPoint 的 10/20/30 原则。

简单地说， PowerPoint 的 10/20/30 原则，就是一个 PowerPoint 演示文稿，应该只有 10 页幻灯片，持续时间不超过 20 分钟，字号不小于 30 磅。这一原则可适用于任何能达成协议的陈述，如募集资本、推销、建立合作关系等。

（ 1） 演示文稿演示原则——10。

10，是 PowerPoint 演示中最理想的幻灯片页数。一个普通人在一次会议里很难理解10个以上的概念。这就要求在制作演示文稿的过程中， 要做到让幻灯片一目了然，包括文字内容要突出关键、化繁为简等。简练的说明在吸引观众的眼球和博取听众的赞许方面是很有帮助的。

（ 2） 演示文稿演示原则——20。

20，是指必须在 20 分钟里介绍你的 10 页幻灯片。事实上很少有人能在很长时间内保持注意力集中，你必须抓紧时间。在 20 分钟内完成你的 PPT 介绍，就可以留下较多时间进行讨论。

（ 3） 演示文稿演示原则——30。

30，是指演示文稿文本内容的文本字号尽可能大。

大多数演示文稿都使用不超过 20 磅字体的文本，并试图在一页幻灯片里挤进尽可能多的文本。每页幻灯片里都挤满字号很小的文本，一方面说明演示者对自己的材料不够熟悉，另一方面说明文本无说服力。这样的幻灯片往往抓不住观众的眼球， 无法锁住观众的注意力。

因此在制作演示文稿时，要注意同一页幻灯片中文本内容不宜过多，且字号不宜过小， 最好使用雅黑、黑体、幼圆和 Arial 等笔画较均匀的字体。

14.1.2 演示文稿的演示技巧

在演示 PPT 前， 演讲者需要做精心的策划与细致的准备，同时必须对演示文稿演讲的技巧有所了解。

1. PowerPoint 自动黑屏

在使用 PowerPoint 做报告时，有时候需要进行互动讨论，这时为了避免屏幕上的图片或小动画影响观众的注意力，可以按一下键盘上的【 B】键，此时屏幕将会黑屏，待讨论完后再按一下【 B】键，屏幕会恢复正常。

也可以在播放的演示文稿中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【屏幕】命令，然后在其子菜单中选择【黑屏】或【白屏】命令。

如果要退出黑屏或白屏，可以在转换为黑屏或白屏的页面上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【屏幕】命令，然后在其子菜单中选择【屏幕还原】命令即可（见下图） 。

2. 快速定位放映中的幻灯片

在播放 PowerPoint 演示文稿时，如果要快进到或退回到第 5 张幻灯片，可以按数字【 5】 键，然后再按【 Enter】键即可。

若要从任意位置返回到第一张幻灯片，同时按下鼠标左右键并停留 2 秒以上即可。

3. 在放映幻灯片时显示快捷方式

在放映幻灯片时，如果想用快捷键，但一时又忘了快捷键的操作，可以按下【 F1】键（或【 Shift+?】组合键），在弹出的【幻灯片放映帮助】对话框中，会显示快捷键的操作提示（见下图） 。

4. 让幻灯片自动播放

要让 PowerPoint 的幻灯片自动播放，而非打开 PPT 再播放，方法是在打开文稿前将该文件的扩展名从“.pptx”改为“.pps” 。

在将扩展名从“.pptx” 改为“.pps”时，会弹出【重命名】对话框，提示是否确实要更改，单击【是】按钮即可。

5. 保存特殊字体

为了获得好的展示效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片复制到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。

我们在 PowerPoint 中可以将这些特殊字体保存下来以供使用。

单击【文件】选项卡，在弹出的下拉菜单中选择【另存为】 选项，弹出【另存为】对话框。在该对话框中单击【工具】按钮，从弹出的下拉列表中选择【保存选项】选项（见下图） 。

在弹出的【 PowerPoint 选项】对话框中， 勾选【将字体嵌入文件】复选框，然后根据需要单击【仅嵌入演示文稿中使用的字符（适于减小文件大小）】或【嵌入所有字符（适于其他人编辑）】单选项，最后单击【确定】按钮， 保存该文件即可（见下图） 。